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Getting sh-t done.

Gestión del tiempo ridículamente sencilla

"Un sistema maravilloso, un poco irreverente, y ligero para aquellos que no estén interesados en unirse al culto GTD". • "Soy productor de televisión en Nueva York y ... acabo de producir una serie completa con GSD". • "Tan simple ... Me encanta."

Este es el artículo en español. Leer el artículo en inglés, o leerlo en inglés simple.

Cómo empezó GSD

Durante años traté de meter mi vida en una serie de dispositivos electrónicos, tratando de aplanar las complejidades de un mundo analógico en las rígidas restricciones de las herramientas digitales de "productividad".

Yo era un ciudadano digital ejemplar, hurgando por pequeños teclados virtuales, agonizando sobre prioridades y fechas de vencimiento, sincronizándome en el tiempo y el espacio, y mirando con ojos nublados a unas listas organizadas cronológicamente organizadas, priorizadas, y optimizadas por algoritmos, listas de cosas que yo no había, ni habría, lograr cumplir ni ahora ni en el futuro proximo. Todo fue tan ... complicado.

En cambio, ansiaba hacer garabatos en los márgenes, dibujar círculos gruesos alrededor de las cosas que de repente se volvían importantes, garabatear líneas a lo largo de la página para unir pensamientos, tachar furiosamente los errores y las cosas a las que me había rendido. Necesitaba rascarme una picazón que ningún dispositivo digital, ni siquiera uno con un lápiz mágico tallado en el cuerno de un unicornio tecnicolor brillante, me dejaría satisfacer.

Pero luego, en un día soleado de abril, tuve una parada fortuito en una papelería tipo antiguo, en donde mi vida cambió para siempre. De verdad. Allí, frente a la ventana de vidrio gigante, encontré nirvana en un cuaderno. Ya no iba a quedar atrapado en un agujero negro digital, ya que me estaba volviendo analógico a toda máquina, armado con un cuaderno de papel y un bolígrafo nuevo y brillante.

Durante los meses siguientes, desarrollé y perfeccioné un método sumamente simple para la organización personal con solo un bolígrafo y papel, y lo llamé "Getting Sh-t Done", o GSD para abreviar.

No requirió materiales especiales ni horas de planificación, y me mantuvo concentrado en mis tareas en lugar de la tarea de organizar. Y funcionó.

Como funciona

Getting Sh-t Done es un método simple y muy efectivo para administrar tu tiempo y proyectos. Todo lo que necesitas es una hoja de papel y un lápiz o bolígrafo.

Paso 1: Crea tu lista diaria

Antes de comenzar el día, cierro mi laptop, pongo mi teléfono en modo silencioso, y me siento con mi cuaderno. Lo abro a la página siguiente en blanco, escribo el día y la fecha en la parte superior, y adelanto mi pestaña Post-It que utilizo para marcar la página actual.

Luego, escribo una lista plan flujo de conciencia de todo lo que puedo recordar que debo hacer. No es necesario que sea completa y no me preocupo por priorizarla u organizarla. Luego dibujo un pequeño cuadrado a la izquierda de cada elemento.

La clave es asegurarme de que cada elemento sea una sencilla tarea que verdaderamente pueda hacer. No "averiguar cómo reparar del lavavajillas", sino "hacer una lista de cinco personas de reparación de lavavajillas y sus números de teléfono". Si no, los elementos simplemente se quedan allí en la lista, se burlan de mí, y nunca logran hacerse.

Luego, vuelvo a los días anteriores y busco cosas que no he logrado hacer. Para cada uno que encuentro, dibujo una barra a través de su cuadro (indicando que se ha movido hacia adelante) y lo reescribo en la página de hoy. El objetivo es mover todos los elementos abiertos a la página actual y, finalmente, hacer que todos los cuadros de las páginas anteriores se llenen con una marca (está hecho), una línea diagonal (se ha movido) o una X (le doy una patada - nunca haré este). Una vez que he movido todo hacia adelante desde una página anterior, pongo una marca de verificación en la esquina superior derecha de esa página para mostrar que está cerrada.

Paso 2: Trabajar la lista diaria

A continuación, miro a toda mi lista diaria, elijo los 3 ó 4 elementos más importantes y coloco pequeños puntos en sus cuadros. Entonces me pongo a trabajar, pasando por los elementos de la lista, y marcándolos a medida que se completan. Una vez que he completado mis elementos prioritarios, vuelvo y coloco puntos junto a los siguientes elementos más importantes, y trabajo en ellos ... y así sucesivamente.

Sin embargo, la clave es asegurarte de que solo estás trabajando en las cosas que están en la lista. Si surge algo nuevo, agrégalo a la lista, pero continua trabajando en tus tareas existentes a menos que la nueva sea muy importante. Por si acaso, tómate un momento durante el día para volver al Paso 1 y revisar tu Reserva (ver Paso 3) y la Lista Diaria, asegurándote de que todavía estás concentrado en las cosas más importantes.

Paso 3: Mantener una lista "reserva"

A medida que avanzas, siempre habrán cosas adicionales que no encajen en la lista diaria. Quizás es una tarea que aún no puedes comenzar debido a que depende de otra cosa, o es una actividad más grande como "Aprender un nuevo pasatiempo". O tal vez sea solo una serie de tareas que sabes que no podrás realizar en un solo día.

Para estos, crea una lista separada de Reserva para las cosas que no son prioridades en este momento. Agrégale elementos cuando aparezcan, y coloca una "x" junto a los elementos que decidas no hacer nunca. Si te quedas atascado en un elemento en particular y simplemente no puedes comenzar con él, mira a ver si puedes dividirlo en tareas aún más pequeñas.

Revisa tu lista de trabajos pendientes cada pocos días y agrega elementos a tu lista diaria cuando estás listo para hacerlos.

Y así es: GSD en pocas palabras

Un lugar para todas tus tareas pendientes, una forma rápida y barata de administrarlas, y sin necesidad de comprar aplicaciones complicadas o pasar tus domingos por la noche luchando con un esquema de priorización engorroso o una mesa llena de pegatinas, marcadores de colores y purpurina.

¡Listo! ¡Deja de leer y ponte manos a la obra!

Unos pensamientos más

¿Aún aquí? ¡Excelente! Aquí hay algunas cosas más sobre GSD que podrían ser útiles ...

1. Cuando estás atascado

De vez en cuando, incluso los pequeños puntos no funcionan para la priorización, especialmente cuando me enfrento a varias fechas limites a la vez.

En ese caso, dibujaré una escala de tiempo: comienzo con la hora actual, trazo un mapa de las horas hasta el final del día y luego trazo un mapa de las actividades en bloques aproximadamente de 30 o 60 minutos. Eso suele funcionar durante aproximadamente la mitad del día; luego todo se va al infierno y simplemente lo improviso. Y eso está bien.

2. El calendario

Varias personas me han escrito para preguntar cómo hago el calendario. Mi calendario principal con entradas diarias es a través de mi correo electrónico de trabajo. Sin embargo, comencé a poner un pequeño calendario en la parte frontal de cada cuaderno para realizar un seguimiento de los próximos eventos importantes. Es una buena manera de pensar en el 'panorama general' sobre el futuro (¡pero prepárese para muchas reescrituras / errores / cambios a medida que evoluciona la vida!).

3. De un día al próximo

Una usuaria de GSD (quien no quiso ser nombrada) me dijo que usa notas Post-It para capturar varias listas, como cosas que espera completar la próxima semana, tareas urgentes u otras listas cortas de varios tipos ( listas de tareas pendientes de reuniones, subpasos para tareas más grandes, etc.). Luego, puede mover fácilmente el Post-it de una página a la siguiente en su cuaderno a medida que avanza la semana. Y como beneficio adicional, menciona, "si la lista es más corta/más larga puedo usar una Post-It más pequeña/más grande (beneficios psicológicos, jajaja)".

4. Escritura a mano

Me encanta escribir a mano. Pasé años refinando mi letra y no estuve muy contento con él hasta cuando tenia unos 30 años. Pero no es necesario que tenga una buena letra para GSD, siempre que pueda leer más o menos lo que escribe. Si no está satisfecho con su escritura a mano, intente reducir la velocidad y formar las letras con un poco más de cuidado; es posible que descubra que también le ayuda a planificar y recordar.

5. Papel

Cuando comencé GSD, usé el cuaderno Miquelrius de 300 páginas de 6 pulgadas x 8 pulgadas con una cubierta negra y regla cuadrícula. Sin embargo, cuando compré copias adicionales, parecía que la calidad había empezado a deteriorarse, tanto en términos de papel como de encuadernación. Si está utilizando cuadernos más grandes, Flexible Notebooks me enviaron algunos de sus cuadernos Zequenz grandes y pequeños para probar, y quedé muy impresionado con la calidad del papel y el diseño general.

Recientemente, he cambiado a un cuaderno de formato más pequeño que siempre puedo llevar en mi bolsillo. Mi familia me dio una suscripción a los cuadernos de Field Notes, y encuentro que su cuaderno de tamaño estándar cabe perfectamente en mi bolsillo delantero izquierdo junto con mi teléfono. Cada cuaderno tiene 48 páginas, lo suficiente para aproximadamente un mes de GSD. Me encanta su diseño de cuadrícula de puntos, porque es una guía suficiente para mantener mi escritura recta sin la impresión dominante de una cuadrícula con líneas.

Para proyectos en los que necesito tener una vista de pájaro de todo de un vistazo, comencé a usar un Panobook de Studio Neat. No lo llevo todo el tiempo, pero lo guardo en mi bolsa de trabajo para cuando lo necesite. Sin embargo, tengo cuidado de asegurarme de que las tareas reales sigan apareciendo en mi cuaderno principal.

6. Pluma

Honestamente, cualquier bolígrafo funcionará siempre que sea confiable. Un lápiz o el Bic básico funciona perfectamente. Dicho esto, me gustan los bolígrafos. A lo largo de los años, he usado docenas de bolígrafos uni-ball Vision Elite Micro negros. Comienzan instantáneamente, trazan una línea consistente (sin fallas ni manchas de tinta), duran para siempre, y no se destiñen significativamente en la parte posterior de la página.

Recientemente, mi esposa me compró un Squire de Baron Fig. No es algo que hubiera comprado para mí debido al precio, pero es un bolígrafo realmente agradable y mi experiencia inicial con los cartuchos de tinta fue incluso mejor que los de uni-ball, pero últimamente parecen que manchan mucho.

7. Indexación

Si usas uno de los cuadernos más gruesos, es posible que desees crear un índice en los bordes de las páginas:

Paso 1: Dentro de la portada de tu cuaderno, haz un índice pequeño, con una línea por proyecto principal. Luego, coloca una marca negra en el borde de la página junto al nombre de cada proyecto. Aquí tengo cinco proyectos y cinco marcas negras. Asegúrate de que tus marcas negras vayan directamente al borde, para que puedas verlas cuando tu cuaderno esté cerrada.

Paso 2: Coloca los nombres de tus proyectos en el borde de tu cuaderno, creando una 'clave' para que puedas verlos sin pasar a la primera página. Gran parte del trabajo que hago es confidencial para el cliente, por lo que estoy usando abreviaturas en lugar del nombre completo del proyecto.

Paso 3: Siempre que creas una página relacionada con el proyecto específico, coloca una pequeña marca negra en el borde de la página (alineada con tu clave). Luego, cuando buscas páginas relacionadas con ese proyecto, simplemente abanica un poco tu libro y las verás todas de un vistazo.

NB: El español no es mi lengua nativa, así que si ves algún error o frase extraña en esa pagina, por favor avísame.

Otros sitios web a considerar

El Autofocus System es un enfoque muy interesante que toma las partes racionales e intuitivas de tu mente

El interesante, pero más complejo, método Bullet Journal de Ryder Carroll

Otro método interesante para etiquetar páginas individuales llamado Gene of My Life

 

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